Så väljer företaget rätt städavtal för lokaler

Kartlägg lokalens behov först

Ett städavtal börjar inte med en prislista utan med en genomgång av lokalen. Gå igenom antal kvadratmeter, typ av ytor och hur många som rör sig i lokalerna dagligen. Ett kontor med textilmattor och många skrivbord kräver annat än en butik med klinkergolv eller ett lager. Notera våtutrymmen, kök och pentry, glaspartier och entréer som drar in grus och väta.

Räkna även med säsong, eftersom höst och vinter ger mer smuts vid dörrar. När behovet är kartlagt blir det tydligt hur ofta olika ytor behöver städas, vilket i sin tur styr både omfattning och frekvens i avtalet. En genomtänkt kartläggning gör att ingen del av lokalen glöms bort och att inget städas oftare än det faktiskt behöver.

Vad avtalet ska specificera

Ett städavtal ska svara på vad som görs, var och hur ofta. Skriv ut varje yta och moment: dammtorkning av fria ytor, tömning av papperskorgar, rengöring av toaletter, golvvård per golvtyp och avtorkning av kontaktytor som handtag och strömbrytare. Ange frekvens per moment, eftersom allt inte behöver samma intervall.

Papperskorgar och toaletter kan behöva städas dagligen eller flera gånger i veckan, medan fönster invändigt och högre ytor räcker mer sällan. Ta med vem som håller med förbrukningsmaterial som papper och tvål. Ju mer konkret avtalet är, desto mindre utrymme finns för missförstånd om vad som ingår. En tydlig momentlista blir också underlaget när städningen senare ska följas upp och stämmas av mot det som utförs.

Läs mer om Företagsstädning →

Insyn, nyckelhantering och sekretess

För företagsstädning sker arbetet ofta utanför ordinarie arbetstid, vilket ställer krav på hur nycklar och larmkoder hanteras. Bestäm i avtalet vem som har tillgång, hur nycklar kvitteras och förvaras, samt vad som gäller vid förlust. Larmkoder bör vara personliga och gå att spärra.

I lokaler med känsliga handlingar eller persondata är det rimligt att reglera sekretess och att städpersonalen vet vilka utrymmen som är åtkomliga. Bestäm också hur avvikelser rapporteras, till exempel ett trasigt lås eller en olåst dörr som upptäcks vid städtillfället. En genomtänkt nyckel- och insynsrutin gör att företaget behåller kontrollen även när städningen sker medan ingen annan är på plats. Det underlättar dessutom när flera personer i städteamet turas om över tid.

Uppföljning och kontroll av städningen

Ett avtal utan uppföljning blir svårt att stämma av. Bestäm hur städningen kontrolleras och hur ofta. Det kan vara återkommande avstämningar, en enkel checklista som följer momentlistan, eller att en kontaktperson går igenom lokalen tillsammans med städansvarig. Kom överens om hur synpunkter lämnas och inom vilken tid de åtgärdas, så att en missad yta rättas snabbt utan diskussion.

En rimlig ordning är också en fast kontaktväg för löpande frågor, i stället för att meddelanden hamnar hos olika personer. När uppföljningen är kopplad till den utskrivna momentlistan blir det konkret vad som stäms av, och företaget ser över tid att avtalets omfattning hålls. Det gör det enkelt att justera intervall om behovet förändras.

Läs mer om Företagsstädning →

Fast schema kontra städning vid behov

Fast schema och städning vid behov löser olika saker. Ett fast schema ger förutsägbarhet: samma moment på samma dagar, enkelt att planera och att budgetera. Det passar lokaler med jämnt slitage, som kontor med daglig bemanning. Städning vid behov passar toppar och tillfällen, till exempel efter en ombyggnad, inför besök eller vid en storstädning ett par gånger om året.

Många företag kombinerar de två: ett fast grundschema för det löpande, kompletterat med insatser vid behov för det som återkommer mer sällan. Skriv i avtalet hur en extra insats beställs och med vilken framförhållning, så att en storstädning eller en akut avtorkning går att lägga till utan ett nytt avtal. Kombinationen håller vardagen jämn samtidigt som det finns marginal för det oväntade.

Samordna fönsterputs och storstädning på ett ställe

Lokalvård hänger ihop med moment som återkommer mer sällan. Fönsterputs invändigt och utvändigt planeras oftast några gånger per år, medan en storstädning tar väggar, lister, ventiler och ytor som den dagliga städningen inte hinner. Att samordna dessa i samma avtal gör att de faktiskt blir av och inte glöms bort mellan varven.

Städ da'X i Värnamo AB arbetar mobilt och åker ut till företag i Värnamo, Jönköping och Ljungby, vilket gör att löpande företagsstädning, fönsterputs och storstädning kan läggas upp hos samma leverantör. Jönköping ligger drygt sju mil norr om Värnamo och Ljungby knappt fyra mil sydväst, så insatser i hela området kan planeras samlat. Notera att RUT-avdrag inte gäller företag och lokaler, utan endast hushållsnära tjänster för privatpersoner.